Qu’est ce qu’un ERP, pourquoi s’en équiper et comment le choisir ?

L’objectif de cet article est de définir ce qu’est un ERP, ce qu’il est susceptible de vous apporter et comment le choisir.

Dans les grandes entreprises, l’utilisation de ces progiciels n’a cessé d’augmenter depuis leur création dans les années 70.  Cependant, leur popularité auprès des utilisateurs n’a jamais été très bonne et le mot « ERP » est même devenu péjoratif… Surement à cause de la la rigidité et la lourdeur d’utilisation des géants du marché tels que SAP ou Sage.

L’une des ambitions de Cibee est de prouver q’une solution d’ERP peut améliorer considérablement l’efficacité d’une entreprise tout en étant simple et agréable à utiliser.

Définition d’un ERP

Les logiciels ERP centralisent les données d’une entreprise

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est un logiciel qui centralise l’ensemble des données opérationnelles et des flux d’informations d’une entreprise :

• Gestion commerciale : ventes, relation client
• Achats, stocks, logistique d’approvisionnement
• Production
• Gestion du personnel
• Gestion des projets/ affaires et planification
• Données financières

L’ERP permet d’homogénéiser les données, il est souvent considéré comme l’élément central du système d’information.

Pourquoi s’équiper d’un ERP ?

Optimiser la gestion des données

Son objectif premier est de mettre l’ensemble des données d’une entreprise à disposition de ses collaborateurs en fonction de leurs besoins respectifs (commerciaux, service achat, direction, etc…). Toutes les informations disponibles sont stockées dans une base de données unique et  actualisée en temps réel. Chaque utilisateur peut en connaître l’origine.

Un logiciel ERP est divisé en plusieurs modules : chacun possède ses propres fonctionnalités mais est interconnecté avec les autres. Par exemple, lors d’une commande du service commercial, le stock est actualisé et l’écriture comptable se fait automatiquement. C’est cette notion d’interconnexion qui donne tout son sens à l’ERP et qui garantit la cohérence globale du système d’information.

Uniformiser les processus et les workflows

La mise en place d’un ERP au sein d’une entreprise est souvent un moyen de structurer les échanges d’informations et d’imposer un cadre de travail. C’est pourquoi ces outils sont généralement utilisés pour implémenter des processus qualité tels que les workflows de validation.

L’organisation des entreprises repose de plus en plus sur des processus, et non sur des fonctions. L’automatisation de ces processus améliore considérablement la productivité et optimise l’efficacité opérationnelle : les informations circulent plus facilement et leur temps de traitement est minimisé.

Comment choisir son ERP

Quelles sont les données que je souhaite gérer ?

La première question à se poser lors du choix d’un ERP est son périmètre fonctionnel, en fonction de votre activité. Quelles sont les données que vous manipulez quotidiennement dans votre entreprise ? Avez-vous un activité de production ? Gérez-vous des stocks ? Des projets ?

Est-il adapté à la taille de mon entreprise ?

Une fois que vous aurez défini clairement le type d’informations que vous souhaitez suivre dans votre progiciel, il sera important de prendre en compte la taille de votre entreprise. En effet, Il existe sur le marché un très grand nombre d’ERP qui ne sont pas adaptés aux petites et moyennes entreprises. D’une part, par leur complexité et la difficulté de leur mise en oeuvre mais également par le coût que représente leur déploiement (frais de licence, d’installation et de maintenance).

SaaS or not SaaS ? That is is the question…

De plus en plus d’ERPs se présentent sous forme SaaS (Software as a Service). C’est un modèle de distribution où un fournisseur tiers héberge le logiciel et le rend disponible pour ses clients par l’intermédiaire d’internet.

Les avantages

• La base de données et le serveur distant permettent une connexion à partir de n’importe quel ordinateur,  smartphone ou tablette avec une simple connexion Internet.
• Vous ne gérez pas l’hébergement donc pas besoin d’infrastructure locale (serveurs) et aucun frais d’installation.
• Le logiciel est mis à jour automatiquement.

Les inconvénients

• Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, certains chefs d’entreprises sont réticents à l’idée de stocker ce genre de données dans le Cloud
• Ces solutions sont souvent proposées en mode « standard » et les besoins spécifiques d’une activité ne sont pas couverts.

Chez Cibee, en tant qu’éditeur de logiciel SaaS, nous pensons que le stockage des données dans le Cloud n’est pas vraiment un inconvénient. Bien au contraire, avec les récentes problématiques de sécurité soulevées par les nombreuses cyber attaques, nous sommes convaincus qu’il est préférable de confier l’hébergement de ses données à un professionnel qualifié. Il faut bien sûr la garantie que celles-ci restent confidentielles et qu’elles ne soient pas exploitées à des fins commerciales (ou autre).

Et le logiciel dans tout ça ?

Vous serez amené à utiliser l’ERP très régulièrement. Avant d’arrêter votre choix sur une solution particulière il est donc important de s’assurer que celle-ci possède les caractéristiques suivantes :

• Simplicité d’utilisation, performances (temps de réponses), intuitivité et ergonomie
• Possibilités de personnalisation et de paramétrage
• Pérennité du logiciel et de son éditeur
• Gestion de la sécurité et des droits d’accès : bloquer les utilisateurs non autorisés et tracer les modifications
• Analyse des données, système de tableaux de bord & indicateurs 

Conclusion

Les ERP sont des outils puissants pour structurer, organiser et améliorer les performances d’une entreprise. Cependant, leur mise en place peut s’avérer délicate voire même devenir un véritable case-tête pour ses décisionnaires. Plus de 50% des projets d’ERP dépassent les budgets initialement prévus et plus de 3/4 d’entre eux ne sont pas livrés dans les temps (source : le monde de l’informatique).

Enfin, je pense qu’il est nécessaire de considérer ces logiciels uniquement comme des outils. Puissants certes, mais ils ne peuvent pas à eux seuls palier les déficiences organisationnelles ou méthodologiques d’une société. Pour être réellement efficaces, ils doivent être accompagnés d’une réflexion continue et d’une volonté d’amélioration constante des processus de l’entreprise par ses dirigeants.

Si vous connaissez des personnes susceptibles d’être intéressées par cet article, merci de le partager !

N’hésitez pas à laisser des commentaires sur votre expérience (bonne ou mauvaise) avec les ERP.  Quel est celui que vous utilisez ? Etes-vous satisfait ? Avez-vous eu des problèmes lors de sa mise en place ?