Comment un bon processus d’avant-vente peut améliorer votre performance commerciale ?
Vous travaillez au sein d’une société de services et il vous arrive de devoir rédiger des propositions techniques et commerciales ? Mieux encore, vous êtes responsable du processus d’avant-vente de votre société ? Alors cet article peut vous intéresser.
Dans les sociétés de services, l’élaboration des propositions commerciales ou « Propale » représente une grande partie du travail des ingénieurs commerciaux et des chargés d’affaire.
Qu’est ce qu’une « Propale » ?
Contrairement aux activités de négoces, les devis réalisés pour des prestations de services ont souvent la particularité d’être spécifiques à un client et à son besoin à un moment donné. C’est par exemple le cas lors d’une réponse à appel d’offre accompagné d’un cahier des charges détaillé.
Une proposition technique et commerciale ou « Propale » est donc en quelque sorte un « devis amélioré« . Plus complete, elle a pour objectif de définir de manière précise les modalités d’exécution d’une prestation de services. Elle permet au prestataire de formaliser son offre et de la présenter au client. Ce document est souvent composé des trois parties suivantes (entre autres):
- La partie technique : réponses techniques au besoin du client. Ex : technologies utilisées, détails des procédés et algorithmes
- La partie organisationnelle : ressources humaines allouées (équipe projet), planning, descriptions des livrables, modalités de suivi de la prestation, etc..
- La partie commerciale : détail des postes de facturation, tarifs appliqués, conditions de règlement, etc…
L’acceptation de cette proposition par le client met un terme à la phase d’avant-vente et débute la phase de réalisation de la prestation.
Le processus d’avant-vente
Lors de mes différentes expériences professionnelles en tant qu’ingénieur chargé d’affaire et chef de projet dans des sociétés de service en informatique (SSII). J’ai eu l’occasion d’élaborer un grand nombre de propositions techniques et commerciales. Je me suis également rendu compte que de nombreuses sociétés de petite et moyenne taille n’avait pas de processus d’avant-vente clairement défini et formalisé.
Aujourd’hui je souhaite donc partager avec vous un process avec lequel j’ai eu l’occasion de travailler et qui m’a semblait le plus efficace. Il a servi de base pour l’implémentation de la gestion de l’avant-vente dans Cibee.
Ce processus fait intervenir quatre acteurs :
- Le commercial : ingénieur commercial, chargé d’affaire, ingénieur avant-vente, etc…
- Le client : destinataire de la proposition technique et commerciale
- Le chef de projet : en général il s’agit d’un chef de projet technique. Lors de l’étape de réalisation de la prestation , Il assurera le suivi et la coordination (gestion de projet).
- Le responsable : c’est la personne qui est en charge de la validation des propositions commerciales. Il est garant de la politique commerciale de l’entreprise est dispose d’une vue globale sur l’ensemble des devis émis. Il peut s’agir du directeur commercial ou du dirigeant de l’entreprise lui-même.
Comment Cibee vous aide à améliorer votre efficacité commerciale ?
Tracez les opportunités commerciales et les échanges avec les clients
Vous ou votre commercial rencontrez un nouveau prospect lors d’un salon. Celui-ci est intéressé par vos services, vous laisse sa carte de visite et vous parle de son futur besoin.
La problématique qui se pose alors est la suivante : comment tracer cette échange et surtout comment être sur de recontacter ce potentiel client ?
Dans Cibee, vous pouvez d’une part saisir les informations du client dans la base de données :
- Informations générales du contact : nom, prénom, email, téléphone, etc…
- Société : type de société, activité, adresse, etc…
- Rôle du contact au sein de la société : responsable des achats, dirigeant, chef de service, etc…
- Enregistrement de la carte de visite
Mais également renseigner l’opportunité :
- Description de la prestation
- Chiffre d’affaire prévisionnel
- Probabilité d’acceptation
Enfin, vous pouvez programmer un rappel pour ne pas oublier de contacter le client.
Comment cela va améliorer votre performance commerciale ?
- Votre fichier client et l’historique des échanges sont centralisés et tous les collaborateurs de votre entreprise y ont accès. Vous ne perdrez plus d’informations clés lors du départ d’un de vos commerciaux.
- Vous ne ratez plus d’opportunité grace au rappels et pouvez programmer des relances si un prospect n’est pas assez « chaud ».
- Vous pouvez mesurer le retour sur investissement de la participation à un événement commercial (ex : salon). Cela vous permet de concentrer vos ressources sur ce qui vous rapporte vraiment.
Améliorez votre rentabilité en chiffrant mieux vos prestations
Vous devez répondre un appel d’offre ? La concurrence est rude et vous ne savez pas à quel prix vendre votre prestation ? Si c’est trop cher vous ne remporterait pas le marché… Si ce n’est pas assez cher votre prestation ne sera pas rentable et vous perdrez de l’argent…
Pour rappel, une prestation est dite rentable si elle génère un bénéfice (ou marge net) positif. Le bénéfice est égal au chiffre d’affaire (prix de vente) moins le coût de revient complet de la prestation.
Pour plus de détails, consulter l’article : comment calculer un coût de revient complet pour une prestation de service ?
L’estimation du coût de revient d’une affaire est donc essentiel pour de la définition de son prix de vente et par conséquent pour le calcul de sa rentabilité prévisionnelle.
Dans de nombreuses sociétés de services, les commerciaux rédigent leurs propositions financière « tout seul dans leur coin », souvent sans consulter le chef de projet qui sera responsable de son execution.
En quoi cela peut être problématique ?
Contrairement aux activités d’achat / revente, estimer le coût de revient prévisionnel d’une prestation de service revient principalement à estimer le temps nécessaire à sa réalisation. Cette tâche sera très difficile à réaliser pour un commercial :
- il n’a souvent pas les compétences techniques nécessaires,
- ne connait pas suffisamment les équipes : taux horaires, disponibilités
- ce n’est pas son rôle !
J’ai souvent vue lors de mes différentes missions, des commerciaux estimer leurs coûts de revient « à la louche » et appliquer des « coefficients de sécurité » pour les « on sait jamais« … Bien sûr avec cette méthode, dans certains cas, la prestation sera au final belle et bien rentable. Mais dans un contexte ou la concurrence est de plus en plus féroce, peut-on parler réellement de pilotage ? Est-t il vraiment sage de laisser ce genre de décisions stratégiques à la chance ? Je ne pense pas…
C’est pourquoi, lorsque nous avons conçu Cibee, nous avons voulu faciliter l’implication des chefs de projets dans l’étape d’avant-vente de la prestation. Ainsi, le commercial et le chef de projet peuvent travailler ensemble lors de l’élaboration de la partie financière de la « Propale » :
Le chef de projet planifie la prestation de manière précise :
- Découpage de la prestation en tâches & sous-tâches
- Définition des jalons & livrables
- Estimation du temps passé prévisionnel en fonction de la complexité des tâches et de la disponibilité des équipes.
- Estimation du budget hors main d’oeuvre : frais de déplacement, nouveau matériel, etc…
A partir de ces informations, le coût de revient de la prestation est calculé automatiquement par l’outil . Le commercial peut alors utiliser ce prévisionnel pour définir son prix de vente et sa marge.
Comment cela va améliorer votre performance commerciale ?
- Vous serez plus précis dans vos chiffrages : avec le temps les commerciaux pourront s’améliorer dans leur chiffrage. Ils pourront comparer leurs estimations avec les prestations précédentes (démarche d’amélioration continue).
- Vous pourrez intégrer le planning prévisionnel à vos propositions commerciales : rassurez vos client en leur montrant que vous savez ce que vous vendez et que vous êtes organisé.
- Vous Impliquerez d’avantage vos chefs de projets : ils auront plus tendance à faire tout leur possible pour réaliser les objectifs s’ils ont participé à leurs définitions. De plus, il est souvent très désagréable pour un chef de projet de devoir gérer une prestation quand un commercial lui dit « Voici le cahier des charges, j’ai vendu 50 jours, débrouille toi avec ». Et je parle en connaissance de cause…
